臺北市政府主計處-新規定-檢送「臺北市政府各機關採行電子請購及電子核銷系統內部審核作業應上傳憑證及文件」1份，請依說明段辦理，請查照。

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檢送「臺北市政府各機關採行電子請購及電子核銷系統內部審核作業應上傳憑證及文件」1份，請依說明段辦理，請查照。

發文日期：中華民國108年12月11日
發文字號：府授主會決字第1083014009號函

說明	一、依本府主計處案陳108年11月25日召開之「檢討臺北市政府各機關採行電子請購及電子核銷系統內部審核作業應上傳憑證及文件」會議紀錄辦理。二、為推動電子化核銷政策，並簡化內部審核作業，茲訂定旨揭規定，請各機關確實作為採行本府電子請購及電子核銷系統（以下簡稱請購核銷系統）作業之準據；至有關採行請購核銷系統之作業期程、登錄案件範圍等，則依「臺北市政府電子化核銷作業推動計畫」相關規定辦理。三、又因應108年6月21日請購核銷系統功能優化，有關分批（期）付款或分攤款項核銷憑證上傳請購核銷系統相關欄位一節，說明如下： (一)分批（期）付款表：主要係管控案件之實際付款情形，宜上傳至「驗收資料」欄位。 (二)支出機關分攤表：屬支付金額之證明文件，宜上傳至「紙本憑證」欄位。 (三)支出科目分攤表： 1、原則得以請購核銷系統表單之經費來源欄位取代支出科目分攤表，免再上傳。 2、惟倘案件因有2種以上預算來源或交付方式，囿於請購核銷系統限制，同一案件須以2張以上表單處理時，則須填具支出科目分攤表；又該表屬支付金額之證明文件，宜上傳至「紙本憑證」欄位。四、有關採行請購核銷系統後，會計憑證保存作業方式，再重申如下： (一)以請購核銷系統封存之檔案為正式之會計檔案。 (二)機關向電子發票廠商辦理採購，宜逕透過請購核銷系統介接財政部電子發票整合平台，取得電子發票資訊辦理核銷作業，無須再取具電子發票證明聯及列印紙本單據保管單保存之必要。 (三)向非使用電子發票廠商辦理採購所取具之紙本憑證，應黏存於由請購核銷系統產製之「紙本單據保管單」，由取具憑證經手人及其單位主管核章後，送交會計單位，再由會計單位與上傳請購核銷系統之掃描檔核對無誤後，留存會計單位併同其他會計憑證保管。 (四)前開向非使用電子發票廠商辦理採購所取具之紙本憑證原件須予保管之理由：１、依「機關檔案點收作業要點」（以下簡稱點收作業要點）第5點規定及修正說明略以：涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文及非屬機關間之紙本來文，經改為線上簽核辦畢者，其紙本原件仍有歸檔管理之必要。２、依國家發展委員會檔案管理局釋例略以：政府機關會計憑證等資料，為應日後行政、財務及法律信證之稽憑，是具有法律信證或行政稽憑價值，其紙本原件，經改為線上簽核辦畢者，依前開點收作業要點規定，仍有歸檔管理之必要。３、另本府為推動電子化核銷政策，經會商審計部臺北市審計處（以下簡稱審計處）並參酌行政院主計總處建議略以：在機關內部控制機制未能確保會計憑證保存完整及安全性前，紙本原件宜送會計單位統一保管，俟機關完備內部控制機制並會商審計處後，得由經手人自行依會計法及審計法等規定年限保管。五、本案業已完成臺北市政府法律事務管理系統線上填報作業，系統流水號為1082100J0016，請本府法務局刊登臺北市法規查詢系統。

說明

一、依本府主計處案陳108年11月25日召開之「檢討臺北市政府各機關採行電子請購及電子核銷系統內部審核作業應上傳憑證及文件」會議紀錄辦理。
二、為推動電子化核銷政策，並簡化內部審核作業，茲訂定旨揭規定，請各機關確實作為採行本府電子請購及電子核銷系統（以下簡稱請購核銷系統）作業之準據；至有關採行請購核銷系統之作業期程、登錄案件範圍等，則依「臺北市政府電子化核銷作業推動計畫」相關規定辦理。
三、又因應108年6月21日請購核銷系統功能優化，有關分批（期）付款或分攤款項核銷憑證上傳請購核銷系統相關欄位一節，說明如下：
(一)分批（期）付款表：主要係管控案件之實際付款情形，宜上傳至「驗收資料」欄位。
(二)支出機關分攤表：屬支付金額之證明文件，宜上傳至「紙本憑證」欄位。
(三)支出科目分攤表：
1、原則得以請購核銷系統表單之經費來源欄位取代支出科目分攤表，免再上傳。
2、惟倘案件因有2種以上預算來源或交付方式，囿於請購核銷系統限制，同一案件須以2張以上表單處理時，則須填具支出科目分攤表；又該表屬支付金額之證明文件，宜上傳至「紙本憑證」欄位。
四、有關採行請購核銷系統後，會計憑證保存作業方式，再重申如下：
(一)以請購核銷系統封存之檔案為正式之會計檔案。
(二)機關向電子發票廠商辦理採購，宜逕透過請購核銷系統介接財政部電子發票整合平台，取得電子發票資訊辦理核銷作業，無須再取具電子發票證明聯及列印紙本單據保管單保存之必要。
(三)向非使用電子發票廠商辦理採購所取具之紙本憑證，應黏存於由請購核銷系統產製之「紙本單據保管單」，由取具憑證經手人及其單位主管核章後，送交會計單位，再由會計單位與上傳請購核銷系統之掃描檔核對無誤後，留存會計單位併同其他會計憑證保管。
(四)前開向非使用電子發票廠商辦理採購所取具之紙本憑證原件須予保管之理由：
１、依「機關檔案點收作業要點」（以下簡稱點收作業要點）第5點規定及修正說明略以：涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文及非屬機關間之紙本來文，經改為線上簽核辦畢者，其紙本原件仍有歸檔管理之必要。
２、依國家發展委員會檔案管理局釋例略以：政府機關會計憑證等資料，為應日後行政、財務及法律信證之稽憑，是具有法律信證或行政稽憑價值，其紙本原件，經改為線上簽核辦畢者，依前開點收作業要點規定，仍有歸檔管理之必要。
３、另本府為推動電子化核銷政策，經會商審計部臺北市審計處（以下簡稱審計處）並參酌行政院主計總處建議略以：在機關內部控制機制未能確保會計憑證保存完整及安全性前，紙本原件宜送會計單位統一保管，俟機關完備內部控制機制並會商審計處後，得由經手人自行依會計法及審計法等規定年限保管。
五、本案業已完成臺北市政府法律事務管理系統線上填報作業，系統流水號為1082100J0016，請本府法務局刊登臺北市法規查詢系統。